AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen des Schlosshotels Ingelfingen zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen etc. sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotels.

1.2 Geschäftsbedingungen des Kunden (im Folgenden „Veranstalter“) finden nur Anwendung, wenn dies ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde. Sie gelten auch dann nicht, wenn das Schlosshotel Ingelfingen seine Leistungen vorbehaltlos in Kenntnis derartiger Bedingungen erbringt.

2. Vertragsabschluss, -partner

Der Vertrag kommt durch die Antragsannahme (Bestätigung) des Schlosshotels Ingelfingen an den Veranstalter zustande, diese sind die Vertragspartner.

3. Datenspeicherung, Datenschutz

Die für die Auftragsabwicklung notwendigen persönlichen Daten des Veranstalters werden unter Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der EU-DSGVO, gespeichert. Alle personenbezogenen Daten werden selbstverständlich vertraulich behandelt.

4. Leistungen, Preise, Zahlung, Aufrechnung

4.1 Das Schlosshotel Ingelfingen ist verpflichtet, die vom Veranstalter bestellten und vom Hotel zugesagten Leistungen zu erbringen.

4.2 Reservierte Veranstaltungsräume stehen zu der vereinbarten Zeit verbindlich zur Verfügung. Eine Inanspruchnahme der Räume über den vereinbarten Zeitraum hinaus bedarf der vorherigen Rücksprache mit dem Ansprechpartner (ausgewiesen im Angebotsschreiben).

4.3 Für eine Veranstaltung stellt das Schlosshotel Ingelfingen das Personal bis 1:00 Uhr kostenlos zur Verfügung. Bei einem über diesen Zeitraum hinausgehenden Service werden dem Veranstalter für den Service pro Mitarbeitenden und angebrochene Stunde 45,00 EUR inkl. USt in Rechnung gestellt.

4.4 Welche Leistungen vertraglich vereinbart sind, ergibt sich aus der Ausschreibung in der Menümappe, der darauf basierenden Bestellung und aus den Angaben in der Reservierungsbestätigung, die darauf Bezug nimmt, soweit nicht anders vereinbart.

4.5 Alle Getränke werden nach Verbrauch abgerechnet, wenn nichts anderes vereinbart wurde.

4.6 Der Veranstalter haftet für die Bezahlung eventuell von den Veranstaltungsteilnehmern während der Veranstaltung zusätzlich bestellter Speisen und Getränke sowie sonstiger in Auftrag gegebener Leistungen.

4.7 Der Veranstalter ist verpflichtet, die für diese Leistungen vereinbarten Preise des Schlosshotels Ingelfingen im vollen Umfang zu zahlen. Dies gilt auch für in Verbindung mit der Veranstaltung stehende Leistungen, die durch Dritte erbracht werden und deren Vergütung vom Schlosshotel Ingelfingen verauslagt werden. Derartige Auslagen sind durch den Veranstalter zu erstatten. Auf Auslagen wird ein Aufschlag in der vereinbarten Höhe, auf Fremdleistungen die entsprechende Umsatzsteuer erhoben. Für die Veranstaltung an Dritte zu zahlende Abgaben wie z.B. GEMA-Gebühren, Vergnügungssteuer u.ä. sind durch den Vertragspartner unverzüglich an den jeweiligen Gläubiger zu zahlen.

4.8 Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Umsatzsteuer ein. Erhöht sich durch gesetzliche Bestimmungen die in den Preisen enthaltene Umsatzsteuer, ist das Hotel berechtigt, die vereinbarten Preise ohne gesonderte vorherige Zustimmung des Veranstalters, entsprechend anzupassen. Bei Verträgen mit Verbrauchern (d.h. Veranstaltern, die den Vertrag zu einem Zweck schließen, der überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zuzurechnen ist) gilt dies nur, wenn der Zeitraum zwischen Vertragsschluss und Vertragserfüllung vier (4) Monate überschreitet.

4.9 Vorbehaltlich abweichender Vereinbarung sind Rechnungen des Schlosshotels Ingelfingen binnen zehn (10) Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug von Skonto fällig und zahlbar. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen.

4.10 Das Schlosshotel Ingelfingen ist berechtigt, bei Vertragsschluss eine angemessene Vorauszahlung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im Vertrag schriftlich vereinbart werden. Wird nach Vertragsschluss erkennbar, dass der Zahlungsanspruch des Schlosshotels Ingelfingen mangels Leistungsfähigkeit des Veranstalters gefährdet ist, ist das Schlosshotel Ingelfingen auch nach Vertragsschluss berechtigt, eine Vorauszahlung oder angemessene Sicherheitsleistung zu verlangen.

4.11 Akzeptiert werden EC-Cash Karten sowie Kreditkarten bis zur jeweiligen Deckungssumme.

4.12 Eine Zahlung auf Rechnung ist nur nach vorheriger Absprache möglich.

5. Rücktritt des Schlosshotels Ingelfingen

5.1 Das Schlosshotel Ingelfingen ist berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag zurückzutreten, beispielsweise falls:

• höhere Gewalt oder andere vom Schlosshotel Ingelfingen nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen;
• Veranstaltungen schuldhaft unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. des Veranstalters oder Zwecks, gebucht werden;

• das Schlosshotel Ingelfingen begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschaft- bzw. Organisations-Bereich des Hotels zuzurechnen ist;
• der Zweck bzw. der Anlass der Veranstaltung rechtswidrig ist;
• ein Verstoß gegen die Bestimmung in Ziffer 9 vorliegt;
• der Veranstalter bereits fällige Zahlungen trotz angemessener Nachfristsetzung nicht leistet.

5.2 Im Falle des berechtigten Rücktritts des Schlosshotels Ingelfingen entsteht kein Anspruch des Veranstalters auf Schadenersatz gegen das Hotel. Schadensersatzansprüche des Hotels im Falle einer Pflichtverletzung des Veranstalters bleiben unberührt.

6. Rücktritt des Veranstalters (Abbestellung)

6.1 Liegt kein gesetzlicher Rücktritts- oder Kündigungsgrund vor und haben die Parteien auch vertraglich nichts Abweichendes vereinbart, so steht dem Schlosshotel Ingelfingen, wenn sich der Veranstalter vom Vertrag löst, ein Anspruch auf Zahlung der vereinbarten Vergütung zu, jedoch unter Anrechnung der Aufwendungen, die das Schlosshotel Ingelfingen erspart hat, sowie der Einnahmen, die das Schlosshotel Ingelfingen durch anderweitige Vermietung der Räumlichkeiten erzielt. Das Schlosshotel Ingelfingen ist berechtigt, die Anrechnung zu pauschalieren und folgenden Anteil der Vergütung zu berechnen, sofern eine Weitervermietung nicht möglich ist:

• Bis 61 Tage vor Veranstaltungsbeginn: Berechnung 90% der Miete.
• 60 bis 31 Tage vor Veranstaltungsbeginn: Berechnung 90% der Miete zuzüglich Ersatz von 35% des entgangenen Umsatzes (Speisen und Getränke).
• 30 Tage bis zum Veranstaltungsbeginn: Berechnung 90% der Miete, zuzüglich Ersatz von 60% des entgangenen Umsatzes (Speisen und Getränke).
• ab dem 10. Tag vor Veranstaltungsbeginn: Berechnung 90% der Miete, zuzüglich Ersatz von 85% des entgangenen Umsatzes (Speisen und Getränke).

Der entgangene Umsatz in Bezug auf Speisen und Getränke berechnet sich, soweit noch nicht festgelegt, nach dem durchschnittlichen Verzehr ähnlicher Veranstaltungen pro Person.

Dem Veranstalter steht jedoch der Nachweis frei, dass dem Schlosshotel Ingelfingen bei Zugrundelegung der oben genannten Berechnungsmethode ein wesentlich niedrigerer oder kein Anspruch zusteht. Das Schlosshotel Ingelfingen ist berechtigt, nachzuweisen, dass ein höherer Anspruch entstanden ist.

6.2 Die Berechnung des Speisenumsatzes erfolgt nach der Formel: Menüpreis – Bankett x Personenzahl. War für das Menü noch kein Preis vereinbart, wird das preiswerteste 3-Gang-Menü des jeweils gültigen Veranstaltungsangebotes zugrunde gelegt.

7. Änderungen der Teilnehmerzahl und der Veranstaltungszeit

7.1 Eine Änderung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% muss spätestens fünf (5) Werktage, eine anderweitige Änderung der Teilnehmerzahl muss spätestens drei (3) Werktage vor Veranstaltungsbeginn der Bankettabteilung des Schlosshotels Ingelfingen mitgeteilt werden; eine Änderung um mehr als 5% bedarf der Zustimmung des Hotels.

7.2 Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl um maximal 5% wird vom Hotel bei der Abrechnung anerkannt, sofern diese rechtzeitig nach Ziffer 7.1 angezeigt wurde. Bei darüberhinausgehenden Abweichungen wird, sofern diese rechtzeitig nach Ziffer 7.1 angezeigt wurden, die ursprünglich gemeldete Teilnehmerzahl abzüglich 5% zugrunde gelegt.

7.3 Im Fall einer Abweichung nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet.

7.4 Bei Abweichungen der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Schlosshotel Ingelfingen berechtigt, die vereinbarten Preise neu festzusetzen sowie die bestätigten Räume zu tauschen, es sei denn, dass dies dem Veranstalter unzumutbar ist.

7.5 Verschieben sich ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Schlosshotel Ingelfingens die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung, so kann das Hotel zusätzliche Kosten der Leistungsbereitschaft in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft ein Verschulden.

7.6 Die Voraussetzungen und Folgen der Stornierungen von Hotelzimmern bestimmen sich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Hotelzimmerbuchungen.

8. Mitbringen von Speisen und Getränken

Der Veranstalter darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung mit der Bankettabteilung des Schlosshotels Ingelfingen. In diesen Fällen wird ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten berechnet.

9. Unter- oder Weitervermietung, besondere Nutzungszwecke

9.1 Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, sowie die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, politischen Veranstaltungen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Schlosshotels Ingelfingen. Das Recht zur Kündigung nach § 540 Abs. 1 S. 2 BGB wird abbedungen, soweit der Veranstalter kein Verbraucher ist.

9.2 Anzeigen oder anderweitige Veröffentlichen in Zeitungen oder im Internet, mit denen Veranstaltungen im Schlosshotel Ingelfingen unter Bezugnahme auf dieses beworben werden, sind mit dem Schlosshotel Ingelfingen vorab abzustimmen.

10. Technische Einrichtungen und Anschlüsse

10.1 Soweit das Schlosshotel Ingelfingen für den Veranstalter auf dessen Veranlassung technische und sonstige Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und für Rechnung des Veranstalters. Der Veranstalter haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Er stellt das Hotel von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtung frei, es sei denn, er weist nach, dass er die Beschädigung oder den Verlust nicht zu vertreten hat.

10.2 Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Veranstalters unter Nutzung des Stromnetzes des Hotels bedarf dessen schriftlicher Zustimmung. Durch die Verwendung dieser Geräte auftretende Störungen oder Beschädigung an den technischen Anlagen des Hotels gehen zu Lasten des Veranstalters, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten hat. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal erfassen und berechnen.

10.3 Der Veranstalter ist mit Zustimmung des Hotels berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine Anschlussgebühr verlangen.

10.4 Störungen, an vom Schlosshotel Ingelfingen zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit sofort beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störung nicht zu vertreten hat.

11. Erlaubnisse

11.1 Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, sich etwaige für die Veranstaltung notwendige behördliche Erlaubnisse rechtzeitig zu beschaffen. Er ist verpflichtet, alle geltenden öffentlich-rechtlichen Vorschriften und Auflagen einzuhalten.

11.2 Im Fall urheberrechtlicher relevanter Vorgänge obliegt dem Veranstalter eigenverantwortlich die Abwicklung mit den zuständigen Stellen, wie insbesondere der GEMA.

12. Verlust oder Beschädigung mitgebrachter Sachen

12.1 Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände, befinden sich auf Gefahr des Veranstalters in den Veranstaltungsräumen des Schlosshotels Ingelfingen. Das Hotel übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels oder seiner Erfüllungsgehilfen.

12.2 Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den feuerpolizeilichen Anforderungen zu entsprechen. Dafür einen behördlichen Nachweis zu verlangen, ist das Hotel berechtigt. Wegen möglicher Beschädigung sind die Aufstellung und Anbringung von Gegenständen vorher mit dem Hotel abzustimmen.

12.3 Die mitgebrachten Ausstellungs- oder sonstigen Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Werden diese nicht innerhalb angemessener Frist entfernt, darf das Schlosshotel Ingelfingen die Entfernung und Lagerung zu Lasten des Veranstalters vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, kann das Schlosshotel Ingelfingen für die Dauer und im Umfang der Vorenthaltung des Raums eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen.

13. Haftung des Schlosshotels Ingelfingen

13.1 Das Schlosshotel Ingelfingen haftet vorbehaltlich der nachstehenden Regelungen nur im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Hotels oder seiner Erfüllungsgehilfen sowie im Falle der schuldhaften Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Vertragszwecks erforderlich ist und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf. Im Falle der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden beschränkt, sofern dem Schlosshotel Ingelfingen und seinen Erfüllungsgehilfen weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit zur Last zu legen ist.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht im Falle der schuldhaften Verletzung des Körpers, des Lebens und der Gesundheit sowie für Ansprüche im Falle einer Garantieübernahme oder einer zwingenden Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

Weitergehende Schadensersatzansprüche sind ausgeschlossen.

13.2 Der Veranstalter ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um einen möglichen Schaden gering zu halten. Im Übrigen ist der Veranstalter verpflichtet, das Hotel rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entstehung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen.

14. Haftung des Veranstalters für Schäden

14.1 Der Veranstalter haftet unbegrenzt nach den gesetzlichen Regelungen für von ihm verursachte Schäden. Sofern der Veranstalter Unternehmer ist, haftet er für alle Schäden an den Gebäuden oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich schuldhaft verursacht werden.

14.2 Das Schlosshotel Ingelfingen kann vom Veranstalter die Stellung angemessener Sicherheit (z.B. Versicherungen, Kautionen, Bürgschaften oder in Form einer Kreditkartengarantie) verlangen.

15. Schlussbestimmungen

15.1 Die bei Vertragsschluss getroffenen Absprachen sollen in den Vertragsunterlagen vollständig schriftlich niedergelegt werden. Mitarbeiter des Schlosshotels Ingelfingen sind nicht befugt, mündlich von der schriftlichen Vereinbarung abweichende Zusagen zu treffen. Einseitige Änderung oder Ergänzungen durch den Veranstalter sind unwirksam.

15.2 Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz des Schlosshotels Ingelfingen.

15.3 Es gilt deutsches Recht. Schließt der Veranstalter den Vertrag als Verbraucher und hat er seinen gewöhnlichen Aufenthalt in einem anderen Staat als der Bundesrepublik Deutschland, so bleiben die zwingenden Bestimmungen dieses Staates, von denen nicht durch Vereinbarung abgewichen werden kann, von der vorstehenden Rechtswahlklausel unberührt.

15.4 Ausschließlicher Gerichtsstand ist, wenn es sich bei dem Veranstalter um einen Kaufmann oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts handelt, der Sitz des Schlosshotels Ingelfingen.

15.5 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen unwirksam oder nichtig sein, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

15.6 Gemäß § 36 VSBG weist das Schlosshotel Ingelfingen darauf hin, dass das Schlosshotel zu einer Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle nicht verpflichtet ist und an einem solchen auch nicht teilnimmt.

Stand: Juni 2024